Aprenda a usar o Cliente Volta

As 3 partes de toda tela

1. Menu (esquerda): a lista de módulos. O item aceso em verde é onde você está.
2. Conteúdo (centro): onde tudo acontece — agenda, listas, formulários.
3. Botão de ação (topo direito): a ação principal da tela (ex.: “+ Novo agendamento”).

No rodapé do menu ficam a sua conta e o botão Sair.

A bolinha vermelha 1

Repare no número vermelho ao lado de Agenda no menu. Ele é um aviso: existem agendamentos que já passaram do horário e ainda não foram concluídos. O número é a quantidade.

👉 Sempre que aparecer, entre na Agenda, abra esses atendimentos e clique em Concluir (ou Cancelar, se não aconteceram). Concluir é o que registra o serviço no Financeiro, nas metas e na comissão.

Outros módulos também têm bolinha: Estoque avisa produto acabando, e Assinaturas avisa quem venceu ou tentou agendar sem cota.

Botão de atualizar 🔄 (só no celular)

No celular aparece um botão redondo com duas setas girando, ao lado do nome do salão. Se você deixa o app aberto o dia todo, ele pode estar mostrando dados de horas atrás.

👉 Toque nele para recarregar tudo — agenda, clientes, financeiro — sem sair da tela em que você está.

Marcar um horário

1. Clique em + Novo agendamento (ou toque num espaço vazio da grade — ele já entra com o dia e a hora).
2. Escolha a cliente (busca por nome/telefone; dá pra cadastrar na hora), os serviços, o profissional, o dia e a hora.
3. Salve. O sistema calcula a duração sozinho e avisa se houver conflito.

Cores e filtros

• No alto, a legenda mostra a cor de cada profissional. “Sem atendente” fica cinza-azulado.
• Escolha ver o salão todo ou filtrar por um profissional.
• Horários vagos: um botão que destaca os espaços livres — ótimo pra encaixar cliente.

Outras ações

• Remarcar: arraste o bloco pra outro dia/horário. A cliente é avisada no WhatsApp.
• Concluir / Confirmar / Cancelar: clique no bloco pra abrir as opções.
• 🔒 Bloquear: reserve um período (almoço, folga, reunião) — o sistema avisa se alguém tentar agendar em cima.

Confirmação automática no WhatsApp 💬

Quando você marca um horário pela Agenda, a cliente recebe na hora uma confirmação no WhatsApp com o serviço, o dia, a hora e o profissional (e o endereço, se for a domicílio). Se você mudar o dia ou a hora depois, ela recebe o aviso de remarcação.

Depois, sozinho, o sistema manda o lembrete de 24 horas (com os botões Confirmar presença e Preciso remarcar) e o lembrete de 2 horas antes do horário. Veja como fica no módulo 14.

Recorrência 🔁 — repetir o mesmo horário sozinho

Para o cliente que vem sempre no mesmo dia e horário (ex.: corte toda terça às 15h), não precisa criar um agendamento de cada vez.

1. Ao criar o agendamento, escolha o Período da recorrência: Semanal (toda semana), Quinzenal (a cada 15 dias) ou Mensal (uma vez por mês, sempre no mesmo dia da semana e na mesma posição — ex.: sempre a 2ª terça-feira).
2. Marque 🔁 Repetir e escolha por quantos meses (de 1 a 12).
3. Clique em Agendar. O sistema cria a série inteira de uma vez e avisa quantos agendamentos foram criados.

Como fica depois

• Cada agendamento da série ganha uma marca 🔁 na Agenda e no detalhe, pra você reconhecer.
• Cada ocorrência é independente: cancelar ou remarcar uma não mexe nas outras.
• Se alguma data cair em cima de um horário já ocupado, o sistema cria mesmo assim e avisa quais datas tiveram conflito — você decide o que fazer.

Painel — aba Operação

Cards no topo: clientes ativos, retornos vencidos (quem precisa de WhatsApp hoje), receita recuperável e ticket médio.

Embaixo, a Fila inteligente — “Quem chamar primeiro”: uma lista já ordenada, com o botão WhatsApp (mensagem pronta) e Editar em cada cliente. O botão “Copiar roteiro do dia” copia a lista inteira de uma vez.

À direita, a Saúde da carteira divide as clientes em Novo, Quente, Retorno e Sumida.

Painel — aba Caixa

Troca o foco pro dinheiro: recebido no mês, a receber e quanto está “parado” em clientes que não voltaram.

A tela “Retornos”

No menu existe o item Retornos: um quadro em 3 colunas que organiza a operação do dia.

Tela real · Retornos e oportunidades

• Vencidos: passaram da data de voltar — prioridade máxima.
• Próximos 7 dias: vão vencer em breve — adiante o contato.
• Saudáveis: em dia, sem pressa.

Cada cliente tem o botão WhatsApp pra você chamar na hora.

Chamar de volta sozinho 🔁

Não quer chamar um por um? Em Ajustes → WhatsApp, ligue “Chamar de volta quem não retorna” e escolha depois de quantos dias (padrão: 15). O sistema manda uma mensagem automática com o botão do seu link de agendamento para quem completar esse prazo sem voltar. Detalhes no módulo 13.

Cadastrar uma cliente

1. Clique em + Novo cliente.
2. Basta nome e WhatsApp. O serviço e o valor vêm sozinhos dos agendamentos.
3. Deixe ligado “Recebe promoções” se ela aceita ofertas.

A tabela

Mostra serviço, última visita, próximo retorno (com “faltam X dias”), status e promoções. Em Ações: Editar, Excluir e Chamar (WhatsApp pronto).

Buscar e filtrar

• Campo de busca por nome, telefone ou serviço.
• Filtro “Recebe promoções” (Todos / Ativo / Inativo).
• Exportar CSV baixa a lista pra abrir no Excel.

Os status (automáticos)

Novo e Quente = ativas; Retorno = passou do tempo de voltar; Sumida = faz tempo. O status é calculado sozinho pelas datas.

Bloquear um cliente 🚫

Para quem falta sempre ou já deu problema: ao editar o cliente, marque Bloqueado e anote o motivo (só você vê).

• Ele não consegue mais agendar sozinho, nem pelo link nem pelo WhatsApp.
• A mensagem que ele recebe é neutra — pede para falar com o salão. Ele não fica sabendo que foi bloqueado, e você decide o que dizer.
• Você ainda pode agendar para ele pela Agenda; o sistema só avisa antes.

Cliente com assinatura 🎟️

Se o cliente tem um plano de assinatura ativo, aparece um selo 🎟️ Plano ao lado do nome dele na lista. Assim você reconhece na hora quem é assinante.

Tela real · o selo 🎟️ Plano ao lado do nome (no celular, arraste a imagem para o lado)

Tudo sobre o clube de assinatura está no módulo 9.

Cadastrar um serviço

1. Clique em + Novo serviço.
2. Informe nome, valor e duração (em minutos).
3. Salve. Ele já aparece na Agenda e no link de agendamento.

Por que a duração importa

É ela que faz o sistema reservar o tempo certo e oferecer só horários que cabem. Um serviço de 80 min ocupa o profissional por 80 min.

Como funciona

Todo atendimento concluído na Agenda já vira uma entrada aqui. Você também lança manualmente o que quiser em Novo lançamento (Entrada ou Saída, à vista ou parcelado).

Cards do topo

Entradas, Saídas, Saldo e A receber (parcelas) — sempre do mês selecionado (use as setas ‹ ›).

Pendente × confirmado

Entradas vindas de agendamento entram como Pendente (com o botão Confirmar). Só o que está confirmado conta no saldo. Clique em Confirmar quando o pagamento acontecer.

Extras

• Produtos vendidos: marque produtos no lançamento e o valor soma sozinho (dá baixa no estoque).
• Próximas parcelas: acompanhe e marque como paga quando receber.

Cadastrar produto

1. Preencha nome, preço de venda, custo (opcional) e a quantidade em estoque.
2. Em “Avisar quando chegar a”, defina o número que dispara o alerta de reposição.
3. Clique em Salvar produto.

Vender dá baixa sozinho

Ao registrar uma venda de produto no Financeiro, a quantidade diminui automaticamente. Quando chega no ponto de alerta, a coluna Situação avisa.

Passo 1 — Criar o plano

Na parte de baixo da tela, em “Plano”:

1. Nome — ex.: “Barba + Cabelo”.
2. Valor — quanto o cliente paga por período.
3. Cobrança — mensal, trimestral ou anual.
4. Quantos atendimentos por período — ex.: 4. Deixe 0 para ilimitado.
5. Quantas pessoas o plano cobre — deixe 0 para individual, ou coloque 3 para um Plano Família.
6. Serviços incluídos — marque o que entra no plano.

Passo 2 — Colocar o cliente no plano

No topo da tela, em “Colocar cliente num plano”: escolha o cliente, o plano e a data de início. Clique em Ativar assinatura.

Se marcar “Já recebi o primeiro pagamento”, o valor entra sozinho no Financeiro.

Plano Família 👨‍👩‍👦

Se o plano cobre mais de uma pessoa, aparece a lista de familiares. O titular é quem paga, e todos dividem os mesmos atendimentos: num plano de 6, se o pai usar 4, sobram 2 para o filho.

Como o cliente usa

Ele agenda normalmente, pelo link ou pelo WhatsApp. O sistema reconhece pelo número do celular e cobra R$ 0 pelos serviços do plano.

• Se pedir um serviço fora do plano, paga o preço normal daquele serviço.
• Se pedir um serviço do plano junto com outro de fora, paga só o de fora.

Quando a cota acaba

O sistema não deixa ele agendar sozinho e manda uma mensagem neutra, pedindo para falar no WhatsApp. Ele não fica sabendo que foi a cota — quem conduz a conversa é você.

A tabela de assinantes

• Situação — Em dia, Vencido, Pausado ou Cancelado.
• Renova em — a data e quantos dias faltam.
• Atendimentos — “2 de 4” mostra quanto já foi usado no período.
• ⚠️ tentou agendar — apareceu quando o cliente tentou marcar e foi barrado. É a sua deixa para chamar no WhatsApp.

Receber a mensalidade

Quando o cliente pagar, clique em Registrar pagamento. O sistema lança a entrada no Financeiro, zera a cota e empurra a renovação para o período seguinte.

Faltas e cancelamentos

• Cancelou o horário → o atendimento volta para a cota.
• Faltou (marcado como falta) → não volta. É o que protege você de quem reserva vários horários e some.

Pausar e cancelar

Pausar é para quem vai viajar: ele para de usar o plano, mas continua na lista para você retomar depois. Cancelar encerra a assinatura — o histórico e os pagamentos já lançados continuam guardados.

Metas

Defina uma meta em R$ pro mês: do salão inteiro (em Ajustes) e de cada profissional (no cadastro dele). A tela de Metas mostra o progresso em barras: salão, equipe e por atendente — com o quanto já foi realizado e o que falta.

Comissão

Escolha um período (De / Até) e o sistema lista os atendimentos concluídos de cada profissional, aplica a % de comissão em cada serviço e mostra o valor total a pagar. Fim das contas na mão.

Mensagens prontas (templates)

Modelos como Retorno vencido, Cliente sumida e Oferta leve. Clique em Copiar e mande no WhatsApp — o sistema troca o {nome} e o {serviço} pelos dados reais.

Gerador de mensagem

Escolha a cliente e o tom (ex.: consultivo) e clique em Gerar mensagem. Edite o texto e clique em Enviar no WhatsApp.

Disparo em massa 🔜 (em breve)

O disparo pra base inteira está sendo atualizado para o WhatsApp oficial e volta como um serviço cobrado à parte (cada mensagem de promoção tem custo na Meta). Por enquanto o botão aparece como Em breve.

Tela real · o disparo em massa, temporariamente desligado

O que mostra

Cards com faturamento no mês, receita de assinaturas, nº de atendimentos concluídos e ticket médio. Abaixo, o ranking Por atendente e Por serviço em barras.

Receita de assinaturas

O faturamento do mês já soma as mensalidades de assinatura recebidas — o card mostra separado quanto veio de atendimentos avulsos e quanto veio dos planos (ex.: R$ 2.855 avulsos + R$ 220 de assinaturas).

Como usar

• Navegue pelos meses com as setas ‹ ›.
• Base = agendamentos concluídos (pro caixa completo, com produtos, use o Financeiro).

O que dá pra ajustar

• Sua marca: logo, nome e frase — aparecem no menu e no link (white-label, a cara é a do seu salão).
• Link de agendamento: o endereço do seu link (ex.: /agendar/larissa-costa) e o estilo do calendário. Cada link é único — veja o quadro abaixo.
• Foto de capa, “Sobre” e Instagram: enfeitam o seu link (o mini-site do salão).
• Equipe: cadastre e edite os profissionais aqui (veja o módulo 6).

Mais opções

• Meta do salão (R$ por mês) e horário de funcionamento.
• Nome, endereço, telefone e WhatsApp do salão.
• Backup: baixe seus dados em CSV/JSON quando quiser.

Intervalo entre horários ⏱️

Logo abaixo de Abre às / Fecha às, escolha de quanto em quanto tempo os horários aparecem para a cliente no link e no WhatsApp: 10, 15, 20 ou 30 minutos (o padrão é 30).

Tela real · o intervalo fica logo abaixo do horário de funcionamento

Intervalo menor = menos buraco na agenda. Ex.: um corte que termina 12:10 já libera 12:10 para a próxima cliente, em vez de esperar até 12:30.

Módulos ativos — deixe a tela do seu jeito

Cada quadradinho é um item do menu. Desmarcou, some do menu. Se você não usa Metas, Comissão ou Relatórios, desligue: a tela fica limpa e o dia a dia mais rápido.

Tela real · Módulos ativos (no celular, arraste a imagem para o lado)

Nada é apagado — desligar só esconde. Ligou de novo, está tudo lá.

Cada link de agendamento é único 🔗

Dois salões não podem ter o mesmo endereço de link — senão um receberia os clientes do outro. Se você escolher um nome que já está em uso, o sistema avisa na hora, em vermelho, e não deixa salvar até você trocar por outro.

Tela real · aviso quando o link já está em uso

O cartão WhatsApp 💬

É aqui que você acompanha o WhatsApp oficial do salão — por onde saem, sozinhas, as confirmações e os lembretes.

• Situação: 🟢 conectado (com o número), ⚪ ainda não conectado ou 🔴 desconectado. Para conectar, veja o passo a passo no módulo 17.
• Mensagens automáticas na Meta: os textos que o sistema usa precisam ser aprovados pela Meta (dona do WhatsApp). Aqui aparece quantos estão aprovados ou em análise — a análise costuma levar de minutos a algumas horas.

Quando um cliente mandar mensagem

Escolha o que o sistema faz quando alguém escreve no WhatsApp do salão:

• Responder com o link de agendamento (o padrão): manda o seu link no máximo 1 vez por dia para cada cliente — e fica quieto se você já estiver conversando com ele pelo celular.
• Robô agenda pelo próprio WhatsApp: o assistente conduz a conversa com menus (agendar, remarcar, cancelar).
• Não responder: você atende tudo pelo celular. Só os lembretes e as confirmações continuam saindo.

Chamar de volta quem não retorna 🔁

1. Marque “Chamar de volta quem não retorna”.
2. Escolha depois de quantos dias desde a última visita a mensagem sai (de 7 a 180; o padrão é 15).
3. Clique em Salvar.

O cliente recebe uma vez algo como: “Já faz 15 dias desde a sua última visita… Que tal já deixar o próximo horário marcado?”, com o botão do seu link.

• Não vai para quem já tem horário marcado nem para quem não aceita promoções.
• Só sai das 9h às 19h.
• Vale para quem completar o prazo daqui pra frente — quem já estava sumido antes de você ligar não recebe.

Consumo do mês 📊

A Meta cobra um valor pequeno por mensagem automática (uma confirmação ou lembrete custa poucos centavos). Aqui você vê, mês a mês (setas ‹ ›):

• Custo estimado do mês e quanto da franquia incluída pela WebStudioBR já foi usado.
• Excedente: o que passar da franquia entra na sua próxima mensalidade. Dentro da franquia, aparece ✅.
• A tabela por tipo de mensagem: confirmações, lembretes, remarcações, convites da equipe, mensagens de retorno e respostas automáticas.

O que é grátis

As respostas automáticas dentro de uma conversa (quando o cliente escreveu primeiro, como o envio do link) costumam ser grátis — a Meta dá 1.000 por mês. Por isso a coluna “Cobradas pela Meta” pode ser menor que “Enviadas”.

O link de agendamento (mini-site)

Cada salão tem um link próprio (ex.: clientevolta.com.br/agendar/larissa-costa). Ele abre um mini-site com sua capa, logo, sobre, serviços, equipe, localização, horários e redes sociais.

A cliente escolhe serviço(s) → profissional → dia → horário → confirma. Ela pode marcar mais de um serviço, e o valor e o tempo vão somando na tela. Coloque esse link na bio do Instagram.

Os horários aparecem de acordo com o intervalo entre horários que você escolheu em Ajustes (de 10, 15, 20 ou 30 em 30 minutos — veja o módulo 13).

Quando a cliente manda mensagem no WhatsApp

Com o WhatsApp do salão conectado (módulo 17), você escolhe em Ajustes → WhatsApp o que acontece quando alguém escreve:

• Responder com o link (o padrão): ela recebe o seu link de agendamento — no máximo 1 vez por dia, e nunca no meio de uma conversa sua com ela.
• Robô: um assistente automático conduz tudo pelo próprio WhatsApp — agendar, remarcar, cancelar e confirmar presença, com menus simples (exemplo ao lado).
• Não responder: você atende pelo celular, como sempre.

O que acontece depois

• O horário aparece na sua Agenda na hora.
• A cliente recebe confirmação no WhatsApp e, antes do dia, dois lembretes: um 24 horas antes e outro 2 horas antes (menos faltas).
• No lembrete de 24h ela toca em Confirmar presença (o horário fica como confirmado na sua Agenda) ou em Preciso remarcar (recebe o link do “Meus agendamentos” para trocar o horário sozinha; no modo Robô, o assistente já remarca na conversa). Responder “sim” também confirma.
• Se um profissional só faz certos serviços, o sistema já oferece só quem pode atender.
• Se ela escolher serviços de profissionais diferentes, o sistema avisa e pede pra agendar um de cada vez.

Sinal / entrada 💰 (opcional)

Se você quiser, pode pedir um sinal (uma entrada) na hora do agendamento — ótimo pra reduzir faltas. O valor pode ser um valor fixo ou uma porcentagem do serviço, e a cobrança chega junto com a confirmação, pelo WhatsApp.

• Vale nas duas formas: no link de agendamento e no assistente do WhatsApp.
• É opcional e configurável: você liga em Ajustes. Quem não usa, deixa desligado e nada muda.

Meus agendamentos 🔎 — a cliente cancela/remarca sozinha

No próprio link de agendamento, ao lado de Agendar Agora, tem o botão 🔎 Meus agendamentos.

1. A cliente digita o celular (com DDD) e clica em Buscar — sem precisar de senha nem código.
2. Aparecem os agendamentos futuros ligados àquele número, com serviço, dia, horário e profissional.
3. Ela escolhe Cancelar ou Remarcar — e o resultado já reflete na sua Agenda na hora.

Quando o mesmo celular atende mais de uma pessoa

Se o mesmo número agenda pra mais de uma pessoa (ex.: uma mãe agenda pra ela e pro filho), cada agendamento mostra o nome de quem é aquele horário no topo do card — assim ela sabe exatamente qual cancelar ou remarcar.

Duas categorias

A galeria tem duas seções: Trabalhos (o resultado dos atendimentos) e Ambiente (o espaço do salão). Você pode renomear cada uma no campo do topo e clicar em Salvar nome.

Enviar fotos

1. Clique em + Enviar fotos e escolha as imagens.
2. Cada categoria aceita até 15 fotos.
3. A foto é encolhida sozinha ao enviar, pra carregar rápido no celular da cliente.

A foto de capa ★

Em cada categoria, a foto marcada como ★ Capa é a que aparece no botão do link. Clique em ★ Capa na foto que você quer destacar.

Como aparece pra cliente

Se você colocar fotos, o link ganha botões com o nome das categorias, logo depois do “Sobre nós” e antes dos “Serviços”. Categoria sem foto simplesmente não aparece — nada de botão vazio.

Tela real · os botões da galeria no link do cliente

Como ligar

1. Em Ajustes, marque 🛵 Atendo a domicílio.
2. Informe o tempo até chegar na cliente (em minutos). O sistema reserva esse tempo antes e depois do atendimento na agenda.
3. Escolha como fica a taxa de deslocamento (veja ao lado).

Marque os serviços que saem do salão

Na aba Serviços, marque quais podem ser feitos a domicílio — alguns precisam de equipamento e não dá pra levar. Só os marcados são oferecidos pra atendimento em casa.

A taxa de deslocamento (3 modos)

• Não cobro: nenhuma taxa é somada.
• Valor fixo: soma um valor certo ao total do atendimento.
• Combino com a cliente: mostra “taxa a combinar” e não cobra nada automático.

Ainda dá pra deixar uma observação pra cliente (ex.: “Atendo até 10 km”).

Como a cliente escolhe

Tela real · a cliente escolhe o local no link

Antes de começar ✅

• O número do salão precisa estar no aplicativo WhatsApp Business (não o WhatsApp comum), atualizado, e o celular precisa estar na sua mão durante a conexão.
• Tenha o login do Facebook do dono do salão (e-mail e senha).
• Faça pelo computador, no navegador Chrome ou Edge — é mais fácil de acompanhar a janela da Meta.

Feito junto com a WebStudioBR

A primeira conexão é acompanhada pela WebStudioBR: a gente marca um horário com você, faz junto e cadastra na sua conta da Meta a forma de pagamento das mensagens (o custo entra na franquia do seu plano — veja o consumo do mês).

Passo a passo

1. No menu, abra Ajustes e desça até o cartão WhatsApp. Clique em Conectar WhatsApp.
2. Abre uma janela da Meta (Login do Facebook para Empresas). Confira que ela fala em conectar à WebStudioBR e clique em Continuar.
3. Entre com o Facebook do dono, se pedir. Depois escolha a empresa do salão na Meta — ou crie uma, com o nome do salão.
4. Informe o número do WhatsApp Business do salão e siga as instruções da janela para confirmar pelo celular, no próprio app WhatsApp Business.
5. Revise o que a WebStudioBR vai poder fazer (enviar as mensagens do salão e cuidar dos modelos de mensagem) e clique em Confirmar. A janela fecha sozinha.
6. De volta ao sistema, aparece “Conectando o WhatsApp… aguarde alguns segundos” e, em seguida, 🟢 WhatsApp conectado com o número do salão.

Tela real · a janela oficial da Meta (passo 2)

Depois de conectar

• A Meta analisa os textos das mensagens automáticas do salão. Costuma levar de minutos a algumas horas — no cartão aparece quantos estão aprovados ou em análise. Cada mensagem começa a sair assim que é aprovada.
• Escolha o que fazer quando um cliente mandar mensagem e, se quiser, ligue o chamar de volta (veja o módulo 13). Clique em Salvar.
• Pronto: a partir daí, todo agendamento novo já recebe confirmação e lembretes.

No celular, continua tudo igual

Você segue conversando com os clientes pelo WhatsApp Business normalmente. Dois cuidados:

• Abra o WhatsApp Business no celular pelo menos a cada 14 dias — se ele ficar parado muito tempo, a Meta pode desconectar.
• As listas de transmissão do app passam a ser só de leitura.

Número novo, que não está no celular

Abaixo do botão tem a opção “Usar um número novo, que não está no celular”. Serve para um chip sem WhatsApp: esse número passa a funcionar só pelo sistema (não dá pra usar no app do celular ao mesmo tempo). Na dúvida, use o botão principal, com o número de sempre.

Desconectar

Com o WhatsApp conectado, aparece o botão Desconectar WhatsApp. Ele para as confirmações e os lembretes automáticos — o WhatsApp do celular continua funcionando. Para voltar, é só clicar em Conectar WhatsApp de novo.

Deu algum problema?

• “Conexão cancelada”: a janela da Meta foi fechada antes do fim. Clique em Conectar WhatsApp e faça de novo.
• “A Meta recusou a conexão”: anote a mensagem que aparecer e fale com a WebStudioBR.
• 🔴 WhatsApp desconectado no cartão: as mensagens automáticas pararam — fale com a WebStudioBR.